Kỹ năng lập kế hoạch có thể giúp bạn sắp xếp công việc theo một lịch trình cụ thể và nâng cao hiệu suất công việc tốt nhất. Vậy, khả năng lập kế hoạch là gì? Làm cách nào để lập kế hoạch chi tiết và hiệu quả? Đừng bỏ lỡ bài viết dưới đây của workforceresource.net nhé!

I. Kế hoạch công việc là gì

Để có thể kiểm soát mọi khối lượng công việc trong một khoảng thời gian cụ thể, bạn cần có kế hoạch chi tiết cho việc thực hiện chúng. Vì vậy, kỹ năng lập kế hoạch là một kỹ năng thiết yếu mà ai cũng cần phải tiếp thu và rèn luyện mỗi ngày. Xác định mục tiêu và phương pháp thực hiện là một quá trình hoạch định công việc.

Kế hoạch làm việc càng rõ ràng và cụ thể thì khả năng đạt được những mục tiêu đó càng cao. Bạn có thể sử dụng các bản thiết kế để chuẩn bị tốt hơn các nguồn lực cho việc kiểm tra, giám sát và chạy các dự án.

Xác định mục tiêu và phương pháp thực hiện là một quá trình hoạch định công việc

II. Tầm quan trọng của kỹ năng lập kế hoạch

Kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả giúp bạn dễ dàng thành công hơn trong mọi việc. Bằng cách xác định rõ ràng công việc cần phải làm và dành thời gian để lập kế hoạch hợp lý, bạn có thể giảm bớt thời gian làm việc và đủ chủ động để đối phó với những trường hợp bất trắc.

Ngoài ra, kỹ năng lập kế hoạch cũng có thể giúp ích cho bạn: Giúp sắp xếp hợp lý công việc theo thời gian biểu khoa học và tránh trùng lặp công việc. Tập trung mọi nguồn lực của bạn vào mục tiêu chính để đạt được nó.

Phát triển tư duy có hệ thống để lường trước các tình huống có thể xảy ra. Làm việc với các nguồn lực khác để đẩy nhanh quá trình đạt được mục tiêu của bạn. Hiểu những công việc bạn cần thực hiện để đạt được mục tiêu một cách hiệu quả trong khoảng thời gian ngắn nhất.

Thiết lập các tiêu chí kiểm tra và đánh giá xem công việc có đạt yêu cầu hay không. Điều này sẽ cho phép chúng tôi đề xuất các giải pháp để điều chỉnh và khắc phục những lỗi này.

III. Mẹo nâng cao kỹ năng lập kế hoạch công việc 

1. Suy nghĩ trên giấy 

Có một loạt các bước để quản lý hiệu quả thời gian của bạn để bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu của mình. Đầu tiên, hãy suy nghĩ trên giấy. Việc ghi mọi thứ ra giấy là điều cần thiết để bạn có thể xoay sở trong mọi tình huống khẩn cấp hoặc khủng hoảng.

Có một loạt các bước để quản lý hiệu quả thời gian của bạn để bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ ưu tiên

Trước khi hành động, hãy lập danh sách mọi thứ bạn cần làm để giải quyết vấn đề và sống sót qua cơn khủng hoảng. Vào năm 1342 sau Công Nguyên, nhà triết học William ở Occam đã phát triển một khái niệm được gọi là dao cạo Occam.

2. Hướng mọi người theo đuổi cùng một mục tiêu

Nguyên tắc nêu rõ rằng khi đối phó với một vấn đề hoặc tình huống khẩn cấp, phương pháp hoặc giải pháp đơn giản và trực tiếp nhất thường là giải pháp đúng. Điều này có nghĩa là trong mọi tình huống, bạn có thể phác thảo các vấn đề trên giấy và giải quyết chúng bằng các phương pháp đơn giản trên cùng một trang. Hãy tập trung và bắt đầu bằng cách thử những giải pháp đơn giản nhất có thể.

3. Tạo lịch biểu 

Sử dụng lịch hoặc trình tạo danh sách kiểm tra trực tuyến để tạo lịch biểu mà bạn và những người khác tuân theo. Khi tất cả các công việc được sắp xếp hợp lý và nhất quán theo mức độ ưu tiên, việc hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả không còn là một nhiệm vụ khó khăn.

Bạn nên phân bổ thời gian cho từng hoạt động và chuẩn bị sẵn sàng giải lao trong trường hợp quá trình bị gián đoạn. Điều này sẽ cho phép bạn cải thiện kỹ năng lập kế hoạch, tư duy có hệ thống và logic.

4. Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho nhiệm vụ đang làm 

Suy nghĩ về khả năng đạt được của các nhiệm vụ có thể giúp bạn xác định tầm quan trọng của chúng và dựa vào đó, bạn có thể dễ dàng quyết định nhiệm vụ nào cần ưu tiên trước. Mắt của anh ta là gì, anh ta học cách hình dung không chỉ quá trình, mà cả kết quả dường như tiến triển.

Từ đó, bạn có thể thực hiện những điều chỉnh cần thiết cho danh sách việc cần làm của mình, nhưng hãy đảm bảo rằng những việc cấp bách nhất được thực hiện nhanh chóng.

5. Đặt ra câu hỏi cụ thể

Đặt câu hỏi luôn quan trọng và nó sẽ giúp ích rất nhiều khi bạn đang làm nhiều việc cùng một lúc. Hai câu hỏi hay nhất mà JobsGO gợi ý để đi đúng hướng là, “Tôi có thể chỉ cho bạn những gì tôi có thể làm và hy vọng tạo ra sự khác biệt thực sự không?” Là.

Đặt câu hỏi luôn quan trọng và nó sẽ giúp ích rất nhiều khi bạn đang làm nhiều việc cùng một lúc

Câu hỏi thứ hai là, “Điều giá trị nhất mà tôi có thể làm ngay bây giờ là gì?” Đó là những gì nó được. Bất kể câu trả lời của bạn cho những câu hỏi này là gì, hãy rèn luyện bản thân để làm việc theo ưu tiên đó và chỉ làm cho đến khi hoàn thành. Tập trung vào các ưu tiên hàng đầu của bạn có thể tăng năng suất và hiệu quả, cứu bản thân và doanh nghiệp của bạn khỏi khủng hoảng.

Chúng tôi hy vọng rằng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về kỹ năng lập kế hoạch công việc là gì của mình và cách bạn có thể cải thiện kỹ năng mềm này mỗi ngày. Luôn lập kế hoạch, thực hiện với sự tập trung và quyết tâm cao nhất và đạt được mục tiêu bạn muốn.